Hoe schrijf ik een e-mail in het Engels naar mijn docent?

Bijleren: talen 4 min read

Tijdens je opleiding zal je regelmatig een e-mail moeten sturen naar je docenten. Eerder gaven we je al tips over hoe je in het Nederlands een e-mail stuurt naar je docent. Soms wordt een vak echter in het Engels onderwezen en zal je ook moeten weten hoe je een e-mail stuurt naar je leerkracht in het Engels. Het is belangrijk om bij het opstellen van een Engelse mail aandacht te besteden aan de juiste aanspreking, een verzorgde opbouw, een gepaste afsluiting en correct taalgebruik en register. Als deze elementen niet in orde zijn, zal je docent wellicht ook minder aandacht besteden aan je boodschap. Om een goede indruk te maken op je Engelstalige docenten, zijn er enkele tips die je in het achterhoofd moet houden.

mail engels

Kies de juiste aanspreking

De juiste aanspreking bij een e-mail in het Engels is essentieel. Wanneer je de naam van een mannelijke ontvanger kent, schrijf je: Dear Mr Jones. In het geval van een vrouwelijke ontvanger waarvan je de naam kent, wordt het iets ingewikkelder. Dan moet je namelijk rekening houden met de burgerlijke staat van de vrouw:

  • Voor een meisje of ongehuwde vrouw, schrijf je: Dear Miss Jones
  • Voor een vrouw waarvan je niet weet of ze getrouwd is, schrijf je: Dear Ms Jones
  • Voor een getrouwde vrouw, schrijf je: Dear Mrs Jones

Ken je de naam van de ontvanger niet, dan schrijf je:

  • Dear Sir
  • Dear Madam
  • To Whom it May Concern
Opgelet! Spreek je docent altijd aan met: Dear Prof./Professor Jones. Niet alle docenten verwachten dat je hun titel gebruikt, maar het kan nooit kwaad om het toch te doen.

Een verzorgde opbouw

In je openingsparagraaf benadruk je het doel van je e-mail: I am writing to you regarding.../I am writing to you in order to... Kom direct to the point en leg uit waarom je de e-mail schrijft. Hier kun je jezelf ook even kort introduceren, zodat je docent weet wie je bent en welke les je bij hen volgt. In een tweede paragraaf kan je extra informatie geven of meer uitleg om je punt te verduidelijken.

Als je e-mail een antwoord is op een eerdere e-mail van je docent, vermeld dan de datum en het onderwerp van die mail in je openingsparagraaf. Je schrijft dan: I am replying to your e-mail of 20 January 2020...

In je slotparagraaf geef je aan welk soort antwoord je verwacht te krijgen van de ontvanger van je e-mail:

  • I look forward to your response.
  • I look forward to hearing from you soon/shortly.
  • Please feel free to contact me via e-mail/telephone.

Hoe sluit je een e-mail in het Engels af?

De afsluiting van een Engelse mail hangt af van de aanspreking die je gebruikt hebt aan het begin van je e-mail.

Wanneer je de naam van de ontvanger kent, schrijf je: Yours sincerely.

Tip: voor “Yours sincerely” schrijft men soms ook nog “Best wishes”.

Wanneer je de naam van de ontvanger niet kent, schrijf je: Yours faithfully

e-mail engels

Een mail in het Engels: correct taalgebruik en register

Wanneer je een formele e-mail schrijft naar je docent in het Engels, gebruik je een formele toon en register. Denk aan de toon die je gebruikt wanneer je een essay schrijft in het Engels. De volgende zaken vermijd je best in een formele e-mail naar je docent:

  • Vermijd het gebruik van slang en informeel taalgebruik: bv. wassup?
  • Vermijd afkortingen, zoals: I’m, it’s, we’re. Schrijf liever voluit.
  • Vermijd subjectief taalgebruik, zoals: awful, amazing, rubbish
  • Vermijd vaag taalgebruik, zoals: nice, good
  • Begin een zin niet met een voegwoord, zoals: but, or, and then

Houd altijd een beleefde en respectvolle toon aan, ook wanneer je het hebt over dingen waar je het oneens mee bent of wanneer je over een probleem schrijft. Gebruik daarom modale werkwoorden zoals would, could, should.

  • Schrijf niet: Please send me... maar I would/should be grateful if you could send me...
Tip: houd je aan het KISS-principe wanneer je een Engelse e-mail schrijft: Keep It Short and Simple.

Vaste uitdrukkingen in een Engelse e-mail

In je e-mail zelf verwijs je naar een bijlage door te schrijven: Please find attached ... of I attach...

Wanneer je je docent om informatie vraagt, schrijf je:

  • I should/would be grateful if you could/would...
  • Could you possibly...
  • Could you please inform me...
  • I would appreciate it if you could...

Wanneer je een klacht of frustraties wil uiten, schrijf je:

  • I am writing to express my dissatisfaction with...
  • I am writing to complain about...

Wanneer je tevredenheid wil uiten, schrijf je:

  • I was delighted to hear that...
  • I was very happy to learn that...
  • I was very glad to hear that...

Wanneer je slecht/goed nieuws wil meedelen, schrijf je:

  • I regret to inform you that...
  • I am pleased to inform you that...

Zo, met deze tips maak je met je volgende mail naar een Engelstalige docent alvast een goede indruk!

Heb je moeite met e-mails opstellen in het Engels of het Nederlands? Of met teksten en papers schrijven in het algemeen? BijlesHuis stelt je vrijblijvend privédocent Engels, Nederlands of scriptiebegeleiding voor.

Laat hieronder je gegevens achter en blijf zo op de hoogte van onze nieuwste artikels! Je ontvangt verder geen reclame of andere e-mails.

e-mail mail Engels docent mailen
Updates ontvangen met didactische inzichten?
Sign up for our newsletter