Wil je jouw professor een vraag stellen over de leerstof, een examen of je thesis? Of heb je een aanbevelingsbrief of afspraak nodig? Een e-mailtje werkt meestal snel en efficiënt. Belangrijk is dat je niet op dezelfde manier een e-mail stuurt naar je docent als naar een vriend of familielid. Om beleefd over te komen, zijn er enkele regels die je in het achterhoofd moet houden.
Gebruik een formeel en duidelijk e-mailadres
Vermijd informele e-mailadressen zoals topspits9@hotmail.com of jan@knuffelbeertje.com. Die zijn ten eerste onherkenbaar en ten tweede onprofessioneel. Een goed e-mailadres bestaat uit niets meer dan je eigen naam. Gebruik een combinatie van jouw voornaam en achternaam die nog niet bestaat. Enkele voorbeelden:
- jandesmet@domeinnaam.be
- jdesmet@domeinnaam.be
- jan.desmet@domeinnaam.be
- jan_desmet@domeinnaam.be
Daarnaast gebruik je best een neutrale host zoals Gmail of de domeinnaam van je school. Een andere mogelijkheid die een stapje verder gaat, is je eigen domeinnaam registreren.
Bonustip: Gebruik in de communicatie met medewerkers van jouw school altijd je studentenadres. Dat adres is duidelijk opgebouwd en geeft de ontvanger al wat informatie over wie je bent.
Vermeld een duidelijk onderwerp
Een mail versturen zonder onderwerpregel is ongepast. Denk eraan dat de ontvanger van jouw mailtje meerdere mails per dag ontvangt. Zorg er dus voor dat de prioriteit van de mail duidelijk af te lezen valt uit de onderwerpregel. Zo heeft je docent een helder beeld van wat soort e-mail in zijn inbox staat.
Bonustip: een goede onderwerpregel zou kunnen zijn: "Dringende vraag i.v.m. examen privaatrecht"
Kies de juiste aanspreking
Ken je de naam van de ontvanger, dan gebruik je die best in de aanhef:
- Geachte heer Desmet,
- Geachte mevrouw Desmet,
- Geachte professor Desmet,
Ken je de naam van de ontvanger niet, dan schrijf je:
- Geachte heer,
- Geachte mevrouw,
Weet u niet of de ontvanger een man of een vrouw is, dan kies je een van de volgende aansprekingen:
- Geachte mevrouw, geachte heer,
- Geachte heer, mevrouw,
- Geachte heer of mevrouw,
Bonustip: het wordt afgeraden de ontvanger aan te schrijven met Geachte, of Beste, zonder enige toevoeging!
Verzorg de opbouw van je mail
Stel jezelf eerst even kort voor aan de ontvanger. Vermeld je naam, de naam van je opleiding en je studiejaar. Beschrijf dan bondig jouw probleem en eventuele oproep tot actie van de docent.
Hou de toon beleefd. Een docent spreek je aan met 'u' en niet met 'jij'.
Daarnaast hou je de e-mail best zo kort mogelijk. Onthou: schrijven is schrappen! Alles wat je kan weglaten uit je tekst zonder het doel van de e-mail onduidelijk te maken, laat je best weg. De docent in kwestie heeft dagelijks al genoeg leesmateriaal en verkiest een bondige en heldere e-mail om geen tijd te verliezen.
Bonustip: je studentennummer onderaan toevoegen kan geen kwaad.
Sluit af op gepaste wijze
De standaardafsluiter voor een formeel bericht is 'Met vriendelijke groeten,'. Enkel 'Mvg' is te kort en wordt afgeraden. Als je iets vraagt, kan je ook afsluiten met een kleine bedanking vooraf. Dat garandeert ook meteen een grotere kans op een snel antwoord van de ontvanger:
- Alvast bedankt voor uw antwoord.
- Op voorhand bedankt.
- Hartelijk dank voor uw hulp.
Na de slotgroet onderteken je de e-mail met je voor- en achternaam.
Bonustip: schrijf geen PS na de ondertekening. De kans bestaat dat de ontvanger die boodschap niet meer zal lezen.
Heb je moeite met e-mails opstellen in het Nederlands of het Engels? Of met teksten en papers schrijven in het algemeen? BijlesHuis stelt vrijblijvend docenten Nederlands en scriptiebegeleiding voor.
Laat hieronder je gegevens achter en blijf zo op de hoogte van onze nieuwste artikels! Je ontvangt verder geen reclame of andere e-mails.
