Bonjour Monsieur, Madame...? Een formele mail of zakelijke brief schrijven is niet ‘facile’ en al zeker niet in het Frans. Hoe schrijf je een correcte aanhef en hoe kan je gepast afsluiten in een Franse zakelijke mail? We somden al eerder tips op bij een formele mail in het Engels en een mail naar je docent in het Nederlands; vandaag focussen we ons op de specifieke Franse variant!
To the point: een duidelijk onderwerp in jouw mail
Een mail opstellen begint met het toekennen van een onderwerp. Een duidelijk onderwerp (l’objet of le sujet van de mail) zorgt ervoor dat de ontvanger meteen een idee heeft waarover de mail zal gaan. Ga voor een korte, krachtige, duidelijke zin!
Enkele voorbeelden van een duidelijk onderwerp:
- Candidature spontanée Marketing Manager (naam van het bedrijf) (jouw eigen naam)
- Proposition campagne mois de mai
- Entretien du 7 mars avec l’équipe de (naam van bedrijf)
De juiste aanhef is essentieel
De eerste woorden van jouw mail zetten meteen de toon. Een correcte aanhef is dus essentieel. En laten Franstaligen nu net extra kieskeurig zijn over aanspreking en manier van verwoorden. Goed opletten dus hoe je een bepaalde persoon aanspreekt wanneer je een mail opstelt.
Ken je de achternaam van de ontvanger, dan kan je hem/haar aanspreken met ‘Monsieur’ of ‘Madame’ en vervolgens de achternaam vermelden:
- Cher Monsieur Dupont,
- Chère Madame Leclercq,
Let er ook op dat ‘cher’ gebruikt wordt bij een mannelijke persoon en ‘chère’ bij een vrouwelijke persoon!
Ken je de achternaam niet, dan gebruik je gewoon ‘Monsieur’ of ‘Madame’:
- Cher Monsieur,
- Chère Madame,
Weet je niet of de ontvanger een man of vrouw is, dan gebruik je beide mogelijkheden:
- Madame, Monsieur
Hier hoef je dus geen ‘cher’ of ‘chère’ toe te voegen.
Verzorg de opbouw van je mail
De inhoud van de mail moet helder, maar beknopt zijn. Dit noemen we de Q.Q.O.Q.C methode: Qui? Quand? Où? Pourquoi/de Quoi parle-t-on? Comment? Deze vragen moet je jezelf stellen bij het schrijven van de mail.
Stel jezelf eerst kort voor aan de ontvanger. Wat is de reden van jouw schrijven? Schrijf to the point, klaar en duidelijk. Beschrijf kort en bondig jouw onderwerp/probleem/vraag en eventuele oproep tot actie van de persoon naar wie je schrijft.
Bijvoorbeeld:
Je suis une étudiante à l’Université de Gand et je m’installerai à Paris pendant une année pour mon travail. Ainsi, je suis à la recherche d’un appartement dans le 11ième arrondissement. J’ai vu votre annonce ref.(x) et j’aimerais encore avoir quelques informations concernant cet appartement.
Houd de toon beleefd en formeel. Schrijf steeds in de vous-vorm en nooit in de tu-vorm.
Daarnaast houd je de e-mail best zo kort mogelijk. Onthoud: schrijven is schrappen! Alles wat je kan weglaten uit je tekst zonder het doel van de mail onduidelijk te maken, laat je best weg. De ontvanger heeft misschien veel mails die hij die dag moet behandelen. Een heldere mail leest vlotjes - de ontvanger dankt u!
Sluit af op gepaste wijze
Er zijn verschillende standaard afsluiters voor een formele mail. Wat is de ‘met vriendelijke groeten’ in het Frans? Ook hier hangt het af van de specifieke persoon naar wie je schrijft én of je de persoon wel kent. Enkele voorbeelden:
De ontvanger is een belangrijk persoon (met een hoge functie binnen het bedrijf bijvoorbeeld) of je kent de ontvanger niet:
- Respectueusement. / Salutations respectueuses.
Je kent de naam van de ontvanger:
- Salutations distinguées. = Gebruik dit bij een eerste mail naar deze persoon.
- Sincères salutations. / Cordiales salutations./ Meilleures salutations. = Gebruik dit wanneer je al verschillende mails naar deze persoon hebt gestuurd.
Als je iets vraagt, kan je ook afsluiten met een kleine bedanking vooraf. Dat garandeert ook meteen een grotere kans op een snel antwoord van de ontvanger:
- Je vous remercie d’avance. (= Ik dank u bij voorbaat.)
- Je vous remercie par avance de votre réponse. (= Ik dank u bij voorbaat voor uw antwoord.)
Maar als jij degene bent die info geeft of je wil duidelijk maken dat je openstaat voor bijkomende vragen, kan je het volgende schrijven:
- N'hésitez-pas à me faire part de vos commentaires/à me (re)contacter pour... (= Aarzel niet om me nog verdere bedenkingen te sturen/om me (opnieuw) te contacteren voor...
- Je me tiens à votre disposition/à votre écoute pour toute question supplémentaire/pour vous conseiller/pour... ( = Ik sta te uwer beschikking/ ik hoor het graag indien er nog vragen zijn/ indien ik u verder kan helpen...)
Na de slotgroet onderteken je de e-mail met je voor- en achternaam.
Heb je moeite met e-mails opstellen in het Frans? Of met Franse teksten in het algemeen? Neem vrijblijvend contact op met BijlesHuis voor een geschikte privédocent Frans voor begeleiding op maat.
Op de hoogte blijven van onze nieuwste artikels? Schrijf je hieronder in voor onze maandelijkse, spam-free newsletter.
